Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů a informace o zpracování osobních údajů ve společnosti Mailbox Translations s.r.o. (dále jen „Zásady“)

Tyto Zásady doplňují naše Obchodní podmínky, uveřejněné na našem webu www.newtranslator.cz a popisují způsob a účel zpracování osobních údajů našich klientů.

I. Úvodní ustanovení

a) Veškeré osobní údaje, které nám poskytujete zpracováváme v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, které v ČR nahrazuje původní zákon č.101/2000 Sb, o ochraně osobních údajů, s platností od 25.5.2018.

b) Zpracovatel: Zpracovatelem se rozumí společnost Mailbox Translations s.r.o., se sídlem Hlavní 96, 252 45 Zvole – Praha Západ, Česká republika. IČ: 24754226, vedená u Městského soudu v Praze, odd. C, spisová značka 171561. E-mail: info@newtranslator.cz (dále jen „Zpracovatel“).

c) Správce: Správcem se rozumí fyzické osoby, které vyplní a odešlou Zpracovateli vyplněný registrační formulář z webu www.newtranslator.cz (dále jen „Správce“).

II. Ochrana osobních údajů, účel jejich zpracování a informace o zpracování

a) Zpracovávané osobní údaje o našich zákaznících a účel jejich zpracování:

Vy, jakožto náš klient vystupujete v roli Správce osobních údajů, které poskytujete nám, jakožto Zpracovateli, hlavně pro účel vedení Databáze klientů a pro objednání našich služeb – překladu nebo tlumočení. Pro účel zpracování Vašeho požadavku/objednávky/zakázky, potřebujeme znát: a) jméno a příjmení (kontaktní osobu, která nám překlad/tlumočení zadává), b) adresu (k zaslání vyhotoveného soudního překladu nebo např. faktury), c) telefonní spojení a e-mailovou adresu (k zajištění komunikace ohledně zakázky, ohledně termínu vyhotovení zakázky, ujasnění zadání, k možnosti informovat Vás o cenové kalkulaci a případně Vám nabídnout další služby, slevové akce a speciální nabídky nebo Vás informovat o změnách v naší společnosti a Obchodních podmínkách, dále jen Obchodní sdělení). Dále zpracováváme a uchováváme tyto údaje pro účel splnění právní povinnosti (zejména účetní, daňové a archivní).

b) Udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů:

Správce bere na vědomí a udělil k tomu samostatný souhlas, že odesláním vyplněného registračního formuláře započne zpracování osobních údajů Zpracovatelem. Pakliže Správce neposkytne tyto údaje, není možné mu poskytnout služby z toho vyplývající. Osobní údaje jsou v této souvislosti nezbytné pro poskytování služby překladů a tlumočení Zpracovatele.

c) Doba uchování osobních údajů, výmaz a skartace:

Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu nezbytně nutnou s ohledem na účel jejich zpracování. Jakmile uplyne lhůta stanovená k jejich uchování (např. právní předpisy o archivaci dokumentů), údaje skartujeme a vymažeme v souladu s naším interním předpisem. Osobní údaje budou uchovávány ještě po dobu 12 měsíců po ukončení vedení Správce v databázi pro případ vzniku sporu týkajícího se vztahu mezi Správcem a Zpracovatelem souvisejícího s Obchodními podmínkami.

Správce je oprávněn souhlas se zpracováním osobních údajů a se zasíláním obchodních sdělení kdykoliv odvolat zasláním požadavku na ukončení zpracování osobních údajů, a to e-mailem, na adresu info@newtranslator.cz. Správce tímto bere na vědomí, že nebude-li Zpracovatel disponovat souhlasem se zpracováním osobních údajů v důsledku výmazu a likvidace osobních údajů v databázi, nebude možné již nadále plnit závazky Zpracovatele související s Obchodními podmínkami.

d) Ochrana dat a zabezpečení:

Zpracovatel se zavazuje vynaložit veškeré úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému nakládání s těmito osobními údaji a je povinen svou Databázi dostatečně ochránit proti případnému zneužití. Správce bere na vědomí, že Zpracovatel uchovává Databázi jednak ve svém vnitropodnikovém softwaru a na disku Zpracovatele a jednak v datacentrech společnosti Microsoft. Zpracovatel používá službu Office 365 – One-drive, kde Databázi taktéž uchovává. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem.

V případě, že by se Správce domníval, že Zpracovatel provádí zpracování jeho osobních údajů, které je v rozporu s účelem a souhlasem, který Zpracovateli udělil nebo v rozporu se zákonem, může:

i) Požádat Zpracovatele o vysvětlení a požadovat nápravu, a to e-mailem: info@newtranslator.cz 

ii) Vznést námitku proti zpracování a požadovat e-mailem na adresu info@newtranslator.cz, aby Zpracovatel zajistil odstranění takto vzniklého stavu (např. blokováním, provedením opravy, doplněním nebo likvidací osobních údajů). Zpracovatel o námitce neprodleně rozhodne. Nevyhoví-li Zpracovatel námitce, má Správce právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno právo Správce obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

e) Předávání třetím osobám:

Osobní údaje nebudou předávány třetím osobám, s výjimkou předání konkrétním překladatelům/tlumočníkům, kteří zakázku realizují, dále předání externí účetní firmě ke zpracování účetních dokladů a státní správě ke kontrole dokladů, dokumentace a účetnictví Zpracovatele.

III. Závěrečná ustanovení:

Požádá-li Správce o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých osobních údajů, je mu Zpracovatel povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti Zpracovatelem na adresu info@newtranslator.cz. Pokud Správce uplatní právo na přístup k osobním údajům v elektronické formě, Zpracovatel mu rovněž poskytne údaje v elektronické formě, ledaže Správce požádá o jiný způsob poskytnutí informací.

Zpracovatel je oprávněn v případech opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti s Databází nebo se zpracováváním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky, a to bez ohledu na to, odkud byl přístup k nim realizován. K řešení jednotlivých sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi Správcem a Zpracovatelem jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dnem 25.5.2018.